Sipariş girişi
Nereden gelirse gelsin tek ekranda toplanır.
- Müşteri, ürün, miktar, fiyat
- Söz verilen teslim tarihi
- Sipariş notu ve özel istekler
- Kim aldı, sorumluluk kaydı
sipariş · sevkiyat · cari · teslim
Kaybolan sipariş kalmasın: sipariş takip programı.
Siparişler WhatsApp'tan, telefondan, bir de deftere yazılarak geliyorsa er geç biri kaybolur. Hepsini tek yere toplayan, kimin ne zaman ne söz verdiğini gösteren bir sistem kuruyorum.
tek yer, whatsapp, telefon, saha aynı ekranda
söz verilen tarih takibi
cari bağlantısı kurulur
/01
Sipariş nerede kayboluyor
Sipariş genelde alınırken değil, el değiştirirken kaybolur. Telefonda alınır, bir kâğıda yazılır, depoya sözlü iletilir, sevkiyatta biri hatırlamaz. Sonra müşteri arar ve kimse ne söz verildiğini tam bilemez.
İkinci klasik sorun: kısmi sevkiyat. Siparişin yarısı gitti, kalanı ne zaman gidecek. Bu bilgi çoğu işletmede sadece bir kişinin kafasında durur.
/02
Sistem ne değiştirir
Her sipariş bir kayıt olur: kim aldı, ne zaman, hangi tarihe söz verildi, ne kadarı sevk edildi, kalan ne. Müşteri aradığında ekrana bakan herkes aynı cevabı verir.
Cari hesaba bağlanınca bir adım daha ileri gider: siparişi girerken müşterinin bakiyesini ve risk limitini görürsünüz. Tahsilatı zor müşteriye farkında olmadan mal çıkmaz.
Sipariş takip sistemi, sipariş programı ya da sipariş takip yazılımı, adı ne olursa olsun, sorulan soru aynı: bu sipariş şu an nerede? Hazır bir sipariş programı işinizin akışına uyuyorsa onu kullanın. Kısmi sevkiyat, bayiye özel fiyat ya da WhatsApp'tan gelen siparişler gibi kendinize özgü bir akışınız varsa, o akışa göre kurulan sistem anlamlı olur. Bayilerinizin siparişi kendisi girmesini istiyorsanız: bayi sipariş portalı. Excel'den geçişin adımları için: Excel'den sipariş takip programına geçiş rehberi.
Akhisar ve çevresindeki işletmelerde sistemi yerinde kuruyor, ekiple birlikte kullanarak devreye alıyorum: Akhisar'da yerinde kurulum.
/03
Neleri takip eder
Sevkiyat ve teslim
Kısmi sevkiyat dahil, kalanı her an bellidir.
- Kısmi sevkiyat ve kalan miktar
- İrsaliye/fatura bağlantısı
- Kargo veya araç takibi
- Geciken siparişler listesi
Cari ve tahsilat
Sipariş ile para arasındaki bağ kopmaz.
- Müşteri bakiyesi ve risk limiti
- Vadesi geçen alacak uyarısı
- Tahsilat kaydı
- Müşteri bazında sipariş geçmişi
Üç adım.
1
Ücretsiz ilk görüşme (30 dk)
İşinizin nasıl döndüğüne bakarız. Size uyan sistemi net söylerim; uymuyorsa onu da söylerim.
2
İlk hafta: çalışan sistem
Sunum değil, gerçek sistem. Kendi verinizle çalışan hâlini ekranda görürsünüz.
3
Sonrasında ben bakarım
Kurup bırakmam. Aksayan olursa arayacağınız kişi benim.
/04
Sık sorulanlar
Sahadaki satışçı da kullanabilir mi?
Evet. Telefondan sipariş girilebilen bir arayüz kurulabiliyor; satışçı müşterinin yanındayken siparişi girer, ofis anında görür.
Mevcut stok programımla birlikte çalışır mı?
Genelde evet. Amaç ikinci bir ada kurmak değil; sipariş tarafını mevcut stok/muhasebe yapınıza bağlamak.
Küçük bir işletmeyim, bana ağır gelmez mi?
Gelirse yanlış kurulmuş demektir. Sadece sizin gerçekten kullanacağınız alanları koyarım. Kullanılmayan ekran, doldurulmayan alan bırakmam.
Verilerim kimde durur?
Sizde. Kendi sunucunuzda ya da sizin adınıza açılan bulut hesabında. Kaynak kodu da sizin. Beni bırakmak istediğinizde sistem sizinle kalır.
Hazır sipariş programı yerine neden özel yazılım?
Akışınız hazır programa uyuyorsa özel yazılıma gerek yok; çoğu işletme için hazır program doğru cevaptır. Özel kurulum, kısmi sevkiyat, bayi bazlı fiyat ya da birden çok kanaldan gelen sipariş gibi hazır programın zorladığı kalıba sığmayan durumlarda anlamlıdır.
Bayilerim kendi siparişini girebilir mi?
Kurulabilir. Bayi kendi hesabıyla giriş yapıp sipariş açar, durumunu görür; siz de siparişi tek ekranda toplarsınız. Kapsamı ilk görüşmede netleştiririz.
Excel sipariş takip tablosu ne zaman yetmez?
Tek kişi kullanıyorsa ve siparişler kısmi sevk edilmiyorsa Excel tablosu işinizi görür. Aynı dosyayı birden çok kişi kullanmaya başladığında, siparişler WhatsApp ve telefondan geldiğinde ya da kalan miktarı elle hesaplamaya başladığınızda tablo yetmez. Mevcut Excel kayıtlarınız sisteme aktarılabilir.
/05
Derdinizi anlatın
Siparişleri şu an nasıl takip ettiğinizi anlatın. Nerede kopuyor, ne kaybediyorsunuz. Bakıp yapılabilir mi net söyleyeyim.